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In einem meiner letzten Artikel habe ich darauf verwiesen, dass ich noch mehr darüber schreiben werde, wie man aus einer Reihe von Aufgaben die auswählt, denen man sich als nächstes widmet. Dazu gibt es natürlich viele Methoden, aber ich will hier näher auf eine eingehen, die von dem ehemaligen US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower stammt. Dass diese Methode somit einen militärischen Ursprung hat, ist sicher eine interessante Randnotiz. Nach der Eisenhower-Methode stellst du dir für jede Aufgabe genau zwei Fragen:

1. Ist die Aufgabe wichtig?

2. Ist die Aufgabe dringend?

Mit der Beantwortung dieser beiden Fragen fallen alle Aufgaben unter die folgenden vier Fälle, und das wiederum bestimmt, wie du mit der Aufgabe umgehst:

A.) Wichtig und Dringend: So schnell wie möglich erledigen! Und das am besten sofort.

B.) Wichtig aber nicht Dringend: Aufgabe konkret terminieren! Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Aufgabe im Chaos des Arbeitsalltags für lange Zeit untergeht. Oft werden wir aber an unserem Erfolg in den wichtigen Aufgaben gemessen, unabhängig davon ob sie nun dringend waren oder nicht. Dieses konkrete Eintragen der Aufgabe in den Kalender widerspricht dem Selbstmanagement System GTD (Getting Things Done, oder auf deutsch Wie ich die Dinge geregelt kriege), auf das ich in späteren Artikeln eingehen werde. Aber persönlich halte ich das Vorgehen dennoch für sinnvoll.

C.) Nicht Wichtig aber Dringend: Wenn nötig delegieren, sonst in den Papierkorb! Wenn es nicht in den Papierkorb kann - weil es so unwichtig nun auch wieder nicht ist - und man außerdem niemanden hat, an den man die Aufgabe delegieren kann, dann wird man sich selbst darum kümmern müssen, sobald die Aufgaben aus A.) abgearbeitet sind. Die konkrete Terminierung der Aufgaben aus B.) stellt dann immerhin sicher das diese wichtigen und nicht dringenden Aufgaben nicht völlig untergehen.

D.) Nicht Wichtig und nicht Dringend: Wenn nötig irgendwann erledigen, sonst in den Papierkorb! Wer sich nicht traut, die Aufgaben in den Papierkorb zu legen, mag so vorgehen: Einfach auf D.) liegen lassen und diese Liste regelmäßig durchsehen. Meist erledigen sich diese Aufgaben irgendwann von selbst, oder veralten und machen keinen Sinn mehr. Hat man aber doch mal Langeweile, findet man hier noch Aufgaben, die man ansonsten schon weggeworfen hätte.

Aber was ist denn nun wichtig und was nicht? Da muss ich mal wieder auf künftige Artikel verweisen…

Ich schreibe einen Text, z.B. ein längeres Konzept, und komme nicht so recht voran. Ich ringe mit der perfekten Formulierung oder versuche wirklich wirklich alle Aspekte vollständig abzudecken. So verliere ich mich im Detail und komme im Ganzen nicht weiter. Meine eigenen Anforderungen an die Qualität, die der Text am Ende haben soll, verbaut mir meinen Arbeitsfluss.

Irgendwann habe ich dann den folgenden Tipp im Web entdeckt, und er funktioniert prima für mich:

Der erste Entwurf eines Textes darf miserabel sein! Es ist nicht so schlimm, wenn die Formulierungen holprig sind, nicht alle Aspekte vollständig abgedeckt sind und Teile des Textes nur aus Stichwörtern bestehen. Aber dadurch, dass man sich nicht so sehr mit diesen Details aufhält, fließt der Text viel leichter aufs Papier (bzw. in den Rechner). Ich erlaube mir also selbst, einen Text in vergleichsweise geringer Qualität zu erstellen.
Aber natürlich hat diese Herangehensweise eine entscheidende Konsequenz:

Überarbeite den Entwurf anschließend vollständig. Das bedeutet zwar noch mal viel Arbeit, aber die wesentlichen Punkte stehen schon da, es ist viel deutlicher was vielleicht noch fehlt oder was noch unklar ist. Während des Überarbeitens fallen mir fast immer noch Aspekte auf, die ich im ersten Wurf nicht bedacht habe.
Ach ja, meine Blog Artikel entstehen natürlich auch so.

Der ein oder andere kennt es vielleicht: Nachts wälzt du dich im Bett hin und her, weil du nicht schlafen kannst. Ständig denkst du über irgendwelche Probleme auf der Arbeit nach und kommst nicht zur Ruhe. Eine Ursache hierfür scheint mir die Unsicherheit zu sein, die jeder neue Arbeitstag mit sich bringt: Was kommt auf mich zu? Was muss ich alles erledigen? Was brennt morgen wieder alles an?
Der folgende Trick hilft mir dabei mehr Klarheit über den folgenden Arbeitstag zu schaffen. So bekomme ich die Arbeit aus dem um Kopf mich besser meiner Freizeit und meinem wohlverdienten Schlaf zu widmen.

Plane die wichtigsten drei Aufgaben des nächsten Tages am Ende des vorigen Arbeitstages, und schreib sie nieder! So stelle ich sicher, dass ich klar weiß, was morgen auf mich zu kommt und was ich erledigen will. Und selbst wenn der Arbeitstag dann doch im Chaos untergeht und ich nicht zu den drei wichtigen Aufgaben gekommen bin, so weiß ich immerhin ganz genau was es tatsächlich ist, das ich versäumt habe; Und nehme es mir am Abend dann wieder für den nächsten Tag vor.

Aber Vorsicht, dieser Trick hilft auf Dauer nur, wenn man auch die folgende Regel konsequent anwendet:

Am Beginn deines Arbeitstages, kümmere dich sobald als möglich um deine drei wichtigsten Aufgaben. Ansonsten merkt das Unterbewusstsein sehr schnell, dass es nur vorgeführt wird und du liegst Nachts wieder wach…

Müssen es unbedingt drei Aufgaben sein? Natürlich nicht, aber es sollte eine ziemlich kleine Zahl sein. Ansonsten geht die gewünschte Klarheit in einer langen Liste von Aufgaben dann doch wieder verloren. Persönlich rate ich zu drei Aufgaben, und würde keinesfalls mehr als fünf auswählen.

Wie wähle ich die drei wichtigsten Aufgabe aus? Du hast vielleicht dutzende verschiedener Aufgaben aus denen du auswählen kannst, die unterschiedlich wichtig, aufwändig, dringend und schwierig sind. Ich werde sicher noch den ein oder anderen Artikel darüber schreiben, nach welchen Kriterien man seine Aufgaben priorisieren kann, aber an dieser Stelle muss ich erst mal auf die Zukunft vertrösten.

In diesem Blog schreibe ich über alles was mir persönlich in der Freizeit und im Beruf beim Führen eines kleinen Projektteams hilft. Dabei geht es um Themen wie Selbstmanagement, Produktivität, Teamwork, Management, GTD… die Liste lässt sich sicher fortsetzen.

Ich habe lange darüber nachgedacht, wie ich den Leser ansprechen will, ob ich das unverbindlicheren Sie verwende oder ihn eher mit Du direkt anrede. Beide Alternativen schmecken mir nicht so richtig, gerade diesbezüglich liegt mir das Englische vielmehr. Aber schließlich habe ich mich für das Du entschieden!

Also: Herzlich Willkommen auf ProdBlogger, vielleicht findest du den ein oder anderen Artikel, der dir weiterhilft.