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Die meisten Wissensarbeiter sitzen im Laufe ihres Arbeitsalltages in vielen Meetings; oft zu vielen. Um die dort stattfindende Kommunikation nicht verpuffen zu lassen, ist es wichtig effektive Notizen zu machen.

In der Schule haben wir eine bestimmte Art von Notizen erlernt: Die Notizen sollten uns helfen, das vom Lehrer vermittelte Wissen für uns reproduzieren zu können. Nur geht es in den Meetings der Arbeitswelt eher selten um die Vermittlung von Wissen. Vielmehr geht es meist darum wer was bis zu welchem Zeitpunkt erledigen soll. Das heißt Meetings lösen in aller Regel Folgeaufgaben aus, die es aus meiner Sicht zu erfassen gilt. Schließlich werden wir im Arbeitsleben meist an unseren Taten und Ergebnissen gemessen, eher selten an unserem Wissen.

Weniger ist mehr! Ich versuche nicht alles mitzuschreiben, was besprochen wird, sondern konzentriere mich auf die Aufgaben die entstehen, und wer diese bis wann lösen soll. Beim notieren von reinen Fakten und Informationen beschränke ich mich auf das Notwendigste.

Vorbereitung: Für die Notizen kann man beliebiges Papier verwenden. Auf einer Seite des Blattes ziehe ich eine vertikale Linie, so dass ein etwa 2 cm breiter abgetrennter Bereich entsteht. Ich will hier eine Lanze für Moleskines brechen: Diese kleinen in Leder gebundenen Notizbüchlein sind ziemlich teuer und sehr edel. Das hat bei mir den positiven Effekt, dass ich automatisch versuche kurze und gute Notizen zu machen, um nicht teure Moleskine-Seiten zu verschwenden.

Wer tut was bis wann! Aus diesen Einträgen sollte meiner Einschätzung nach in den meisten Fällen der Hauptteil der Notizen bestehen.

Nur die wichtigsten Informationen notieren! Wenn man versucht alles gehörte Wissen zu notieren, wird man zwangsläufig fast das gesamte Meeting nur noch am schreiben sein. Ich notiere lieber die Kernpunkte in eigenen Worten, und schreibe dann beim Nacharbeiten die Informationen detailliert nieder; ich weiß ja jetzt von wem das Wissen im Meeting stammte, und kann ggf. später noch mal nachhaken.

Abkürzungen und Symbole nutzen! Niemand wird meine Notizen lesen außer mir, also kann ich hemmungslos abkürzen und Symbole verwenden, die ich mit mir selbst verabredet habe. Denn je weniger ich schreibe, umso schneller kann ich wieder aufmerksam am Meeting teilnehmen. Und hier kommt auch die abgetrennte Seitenspalte ins Spiel: Neben Einträgen wird hier symbolisch vermerkt, wer z.B. die Aufgabe hat, wie wichtig etwas ist, ob diese Zeile nur Infos enthält die keiner weiterer Aktionen bedarf, und so weiter. Auch Aufgaben die mir selbst entstehen markiere ich hier.

Skizzen sagen mehr als tausend Worte! Auch wenn meine leicht geizige Seele aufschreit das teure Papier meines Moleskines mit Bildchen zu belasten, so können sie doch oft mehr Information fassen als der beschreibende Text der auf die entsprechende Menge Papier passt.

Zügig Nacharbeiten! Am besten am selben Tag, spätestens ein zwei Tage später. Komme ich noch länger nicht zum Nacharbeiten, steigt die Gefahr, dass ich mich trotz meiner Notizen an wichtige Details des Meetings nicht mehr erinnern kann. Denn die Notizen bilden nur eine künstliche Verlängerung meines Erinnerungsvermögens. Nacharbeiten heißt dabei, dass ich die notierten Aufgaben in das eigene System zur Aufgabenverfolgung zu übertrage (bei mir ein an GTD angelehntes System), und zwar so, dass ich auch noch Tage später verstehe was ich da geschrieben habe. Notierte Informationen trage ich in entsprechende Dokumentationen ein, damit sie nicht verloren gehen.

Zum Schluss will ich noch eine grobe Überschlagsrechnung anbringen, um zu belegen warum effektive Notizen so wichtig sind: Bei zwei Meetings am Tag, 200 Arbeitstagen im Jahr und 30 Arbeitsjahren, kann man mit 12.000 Meetings während des eigenen Arbeitslebens rechnen… da lohnt es doch, sich ein paar Gedanken über die Effektivität seiner Notizen zu Machen!