ProdBlogger

Der GTD-Prozess gliedert sich in 5 Schritte. In diesem Artikel gebe ich einen kurzen Überblick über diese 5 Schritte. In den folgenden 5 Artikeln dieser GTD-Serie gehe ich dann auf jeden einzelnen dieser Schritte im Detail ein.

1. Erfassen

Im vorigen Artikel (GTD - Das persönliche RAM) dieser GTD-Serie habe ich schon ausgeführt, warum alle unsere losen Enden in ein vertrauenswürdiges System übertragen werden sollten. Der erste Schritt zu diesem System besteht darin, genau alle diese losen Enden zu sammeln, und zwar außerhalb unseres Kopfes. Das ist zum einen nötig, um mit dem GTD-System loszulegen. Weiterhin gibt es auch konkrete Tipps, wie man dieses Erfassen aller losen Enden dann weiterhin organisiert, um den Kopf und das persönliche RAM dauerhaft von losen Enden frei zu halten. Ist man erst mal mit dem Erfassen fertig, fühlt man sich zwar schon besser, weil der Kopf erst mal frei ist, aber ein vertrauenswürdiges System hat man noch nicht, denn man hat nur alle losen Enden ziemlich unorganisiert an verschiedenen Stellen gesammelt.

2. Durcharbeiten

Beim Durcharbeiten geht es nicht primär darum, alle losen Enden zu erledigen. Vielmehr werden die im ersten Schritt gesammelten losen Enden nacheinander durchgegangen und es wird jeweils entscheiden, was zu geschehen hat. Dabei werden dank der “2-Minuten-Regel” Kleinigkeiten direkt erledigt, und das wird vermutlich schon eine Menge der gesammelten losen Enden abschließen.

3. Organisieren

Ist die Entscheidung im vorherigen Schritt gefallen, was mit einem bestimmten losen Ende zu tun ist, wird hier genau beschrieben, wie dieses lose Ende in unserem System abgelegt wird. Unser System ist damit strukturierter, und wir sind einen großen Schritt weiter auf dem Weg es ‘vertrauenswürdig’ nennen zu können.

4. Durchsehen

Erst durch regelmäßiges Durchsehen des so aufgebauten Systems, kommen wir irgendwann dazu, ihm tatsächlich zu vertrauen. Dabei werden bestimmte Teile täglich (ggf. auch mehrmals) durchgesehen. Zusätzlich empfiehlt der Autor (und ich auch) dringend, sich einmal in der Woche die Zeit zu gönnen, das komplette System durchzusehen. Nur so erinnert uns unser Unterbewusstsein irgendwann nicht mehr an irgendwelche losen Enden sondern vertraut tatsächlich auch auf dieser Ebene dem System.

5. Erledigen

Von der oben erwähnten “2-Minuten-Regel” mal abgesehen, haben wir bisher noch nichts wirklich erledigt. Dieser Schritt gibt Methoden an die Hand, um aus den erfassten losen Enden die herauszugreifen, die man dann zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt.

• Komplette GTD-Serie

In diesem Artikel gehe ich auf das Konzept des persönlichen RAMs aus David Allens GTD (Getting Things Done oder in deutsch Wie ich die Dinge geregelt kriege). Es ist die Grundlage, warum wir ein System wie GTD überhaupt brauchen und stellt klare Anforderungen, was dieses System eigentlich leisten soll.

Wir neigen dazu uns jede Menge loser Enden zu merken: Termine, Versprechungen, Aufgaben, Ideen, Verpflichtungen, etc. Diese losen Enden bedürfen alle in näherer oder ferner Zukunft unserer erneuten Aufmerksamkeit. All diese Punkte speichern wir in unserem Erinnerungsvermögen, unserem persönlichen RAM. Wir vertrauen darauf, dass unser Gehirn uns schon zur rechten Zeit daran erinnert, dass hier noch etwas zu tun oder ein Termin wahrzunehmen ist.

Nur ist unser Gehirn nicht dafür ausgelegt, dass darin diese offenen Enden in großer Zahl abgelegt werden. Mit zwei oder drei kommt es noch gut klar, aber danach verliert es an Effizienz. Es besitzt schlichtweg keine guten Werkzeuge, um uns zum richtigen Zeitpunkt an anzupackende lose Enden zu erinnern.

Und diese Tatsache ist uns auch bewusst: Niemand fühlt sich wohl, wenn er in kurzer Zeit viele lose Enden aufgesammelt und in seinem Kopf abgelegt hat; zum Beispiel weil auf der Arbeit viele Aufgaben auf ihn einprasseln. Die Furcht, etwas könnte verloren gehen, macht uns unruhig. Und zu Recht, denn oft geht tatsächlich etwas verloren. Und wer kennt nicht die schlaflosen Nächte, in denen unser Gehirn uns an wichtige noch nicht beendete Aufgaben erinnert, obwohl dass gar nicht der Zeitpunkt ist, an dem wir diese Erinnerung produktiv nutzen könnten. Ein vollgestopftes persönliches RAM vermindert also unser Wohlbefinden und unsere Effektivität.

Was wir brauchen ist also ein vertrauenswürdiges System außerhalb unseres Kopfes, dem wir völlig vertrauen. Dieses System muss zum einen alle losen Enden speichern, die wir sonst in unserem persönlichen RAM mit uns rumtragen. Zum anderen muss dieses System dazu geeignet sein, dass wir leicht zur rechten Zeit die gerade bedeutenden losen Enden aufnehmen und bearbeiten. Unser persönliches RAM wird frei und wir können viel stressfreier die Dinge erledigen.

Wie dieses System funktioniert, erläutere ich in folgenden Blog-Beiträgen.

• Nächster GTD-Artikel: GTD - Der Prozess

• Komplette GTD-Serie

Über mehrere Beiträge verteilt werde ich einen Überblick über David Allens GTD-System für das Selbstmanagement im Alltag geben. GTD steht dabei für Allens Buch Getting Things Done und ist etwas holprig ins Deutsch übersetzt als Wie ich die Dinge geregelt kriege.

Mir liegt das englische Original nicht vor, aber an vielen Stellen setzt sich für mich die Holprigkeit des Titels im Text fort. Ohne einen direkten Vergleich zu haben wage ich daher die Vermutung, dass die Übersetzung nicht eben als Meilenstein dieser Kunst eingehen wird.

Das schmälert aber nicht den Wert des Inhaltes. Selbst wenn man nicht jedes Detail daraus so umsetzt, wie es sich der Autor gedacht hat, kann so gut wie jeder auch von den verschiedenen Teilaspekten des Systems profitieren.

Los geht’s:

• Nächster GTD-Artikel: GTD - Das persönliche RAM
• Komplette GTD-Serie

Demnächst kaufe ich einen iMac! Damit werde ich zum Windows-Aussteiger (zumindest privat) und zum Mac-Einsteiger. Wie ich den Entschluss für diesen Umstieg gefasst habe, will ich hier kurz erläutern. Derzeit habe ich keinen Desktop Rechner zu Hause. Ich habe zwar einen Windows-Laptop, den ich täglich zur Arbeit trage und wieder mit nach Hause bringe. Die Anschaffung eines Desktop Rechners steht aber dennoch an, nicht zuletzt weil auch meine Frau Zugang zu einem Rechner braucht, wenn ich mit dem Laptop unterwegs bin. Daher habe ich mir einige Gedanken gemacht, was für einen Rechner ich denn nun brauche. So ist eine Liste an Anforderungen entstanden, die erfüllt werden sollen, gleichzeitig aber auch eine Liste an Features, die für mich persönlich keine große Rolle spielen (oder gar im wahrsten Sinne des Wortes kontra-produktiv wären).

IMac und Windows PC: Wie schneiden die beiden ab?

Warum steht da nicht auch Linux? Ist immerhin kostenlos! Wahrscheinlich bin ich Linux geschädigt. Meine letzten privaten Erfahrungen mit Linux sind 8 Jahre alt und ich hatte keinen Spaß damit. Daher habe ich Linux als Betriebssystem für meinen privaten Rechner gar nicht näher in die Auswahl genommen. Hinter jeder Anforderung gebe ich eine kurze Analyse, wie IMac und Windows PC damit klar kommen.

Anforderungen an meinen Heim-Rechner

1. Media Center

Der Rechner soll als Media Center insbesondere zum Abspielen von Titeln aus der eigenen Audio-Sammlung taugen. Dabei steht die Klangqualität nicht an höchster Stelle, es geht auch darum Kinderlieder und -Hörspiele leicht navigieren und abspielen zu können. Auch die digitale Fotosammlung soll komfortabel darüber verwaltet und angezeigt werden können. IMac: Mit Fernbedienung und Front Row und zus. iTunes und iPhoto zur Bilderverwaltung erfüllt der IMac diese Anforderung völlig. Windows PC: Auch Windows kommt damit klar. Eine Fernbedienung ist zwar kein Standard, aber ich glaube ich habe so was schon mal irgendwo gesehen.

2. Leise

Diese Anforderung stammt eigentlich direkt aus der vorherigen. Wenn der Rechner läuft, will ich ihn möglichst nicht hören. IMac: Der IMac ist leise! Windows PC: Hängt hier natürlich stark von der Ausstattung, insbesondere Grafikkarte ab. Aber ein leiser Rechner, der alle sonstigen Anforderungen erfüllt ist möglich.

3. Usability

Rechner und Betriebssystem sollen einfach zu bedienen sein. Den Rest meiner Familie zähle ich nicht unbedingt zu den sehr Computer-affinen Personen… IMac: Persönlich halte ich MacOS um einiges benutzerfreundlicher als irgendein Windows. Ob auch der Rest meiner Familie das so sehen wird, ergibt die Zeit. Windows PC: Ich bin kein Windows Fan. Auch wenn ich selbst ganz gut damit klarkomme, halte ich es bei weitem für nicht genügend intuitiv. Meine Frau hat ein Talent dafür, auf allen meinen bisherigen Windows-Rechnern in Probleme zu laufen, die sie nicht alleine beheben kann.

4. Chic

Da der Rechner offen in einer Ecke unseres Wohnzimmers stehen wird, soll er einen gewissen Chic mitbringen. Ein Untertisch Gehäuse disqualifiziert sich hier eher selbst. IMac: Ist natürlich Geschmackssache, aber wenn ein Rechner chic ist, dann der IMac. Windows PC: Für chicke Windows PC Lösungen muss man sich schon länger umschauen…

5. einfaches, automatisiertes Backup

Schaden macht klug! Mein letzter Windows PC (der sowieso veraltet war) ist an einem Festplatten-Crash dahingeschieden. Und obwohl ich es besser wusste, hatte ich kein einigermaßen aktuelles Backup. Neben Ärger und Arbeit bedeutete das insbesondere den Verlust einiger Monate geschossener Digitalfotos, die unwiederbringlich weg sind. Das passiert mir so nicht noch mal. IMac: Nach allem was ich über Time Machine gelesen habe, sollte das meine Anforderung völlig erfüllen. Eine externe Festplatte hinter den IMac zu stellen widerspricht zwar etwas der Chic-Forderung, aber Time Capsule ist mir persönlich dann doch zu teuer, insbesondere da ich bereits ein funktionierendes WLAN betreibe. Windows PC: Auch hier gibt es diverse Backup Lösungen, kenne aber keine, die in ihrer Einfachheit mit Time Machine mithalten kann.

6. von der Stange

Ich bin kein Bastler. Ich habe also keine Lust mir alle einzelnen Komponenten auszusuchen, auf Kompatibilität zu prüfen und dann zusammenzubauen. Ich will kaufen, hochfahren, loslegen. IMac: Basteln kaum möglich (ausser um ggf. RAM nachzuschieben, was man auf Grund des werkseitigen Preises wirklich selbst machen sollte.) Windows PC: Schwieriger. Da wäre schon ein Fachhändler des Vertrauens gefragt, die Auswahl der Teile zu übernehmen und zusammenzubauen. Aber mit der Anforderungsliste wohl machbar.

Was mein Rechner nicht braucht

1. Spiele-Tauglichkeit

Je mehr ich darüber nachdenke, desto weniger will ich, dass mein Rechner aktuellste Spiele ausführen kann. Meine Zeit zu Hause ist relativ knapp bemessen, und Spielen macht zwar Spaß, ist aber schrecklich unproduktiv und fördert auch nicht wirklich meine Beziehungen zu Familie und Freunden. Hätte ich aber einen High-End Windows Rechner, würde ich der Versuchung mit Sicherheit des Öfteren erliegen. Wenn es denn digitale Spielerei sein muss, zocke ich lieber mit meiner Frau zusammen an unserer GameCube (jaja, diese Spiele-Konsole ist auch veraltet…). iMac: Wer neueste Spiele zocken will, darf keinen iMac kaufen, basta. Mit Boot Camp oder gar Parallels könnte man sich zwar noch ein Windows auf den IMac packen, aber spätestens die nie top aktuelle Grafikkarte wird das Vergnügen bremsen. Windows PC: Die Anforderung ist natürlich auch für den Windows PC kein Problem, man muss sich halt nur bei der Auswahl der Grafikkarte zurückhalten.

2. ein bestimmtes Betriebssystem

Ich benutze privat derzeit keine Programme, die nur unter Windows laufen. Oder ich kann problemlos auf sie verzichten. Von daher ist das Betriebssystem nicht von vorneherein festgelegt. Wichtig ist mir nur, Office-Dateien lesen und bearbeiten zu können. Dafür ist ja zum Glück leistungsstrake Freeware für fast alle Betriebssysteme erhältlich.

3. Schnittstellen zu vorhandener Peripherie

Ich habe keine alte Peripherie, nicht mal einen Monitor. Der war beim Hinscheiden meines Rechners bereits so alt und ‘runter’, dass ich ihn gleich mit entsorgt habe. OK, ich betreibe ein WLAN, aber ein Rechner der damit nicht umgehen kann, scheidet sowieso aus.

Fazit

Es wird also ein iMac, die kleinste Version sollte vollkommen ausreichen. Ein kleines bisschen lässt mich der Preis zucken, aber neben den Argumenten oben, will auch mein Bauch diesen Umstieg. Natürlich habe ich auch versucht dieses Gefühl etwas zu untermauern, und tatsächlich findet man nur sehr wenige Berichte von Umsteigern, die diesen Schritt bereuen, dafür aber sehr viele positive Aussagen. Und habe ich doch mal Heimweh nach einem Windows PC, dann boote dank ein Windows, oder leiste mir gar Parallels um Windows neben MAC OS auf meinem Rechner nebeneinander zu betreiben.

Die meisten Wissensarbeiter sitzen im Laufe ihres Arbeitsalltages in vielen Meetings; oft zu vielen. Um die dort stattfindende Kommunikation nicht verpuffen zu lassen, ist es wichtig effektive Notizen zu machen.

In der Schule haben wir eine bestimmte Art von Notizen erlernt: Die Notizen sollten uns helfen, das vom Lehrer vermittelte Wissen für uns reproduzieren zu können. Nur geht es in den Meetings der Arbeitswelt eher selten um die Vermittlung von Wissen. Vielmehr geht es meist darum wer was bis zu welchem Zeitpunkt erledigen soll. Das heißt Meetings lösen in aller Regel Folgeaufgaben aus, die es aus meiner Sicht zu erfassen gilt. Schließlich werden wir im Arbeitsleben meist an unseren Taten und Ergebnissen gemessen, eher selten an unserem Wissen.

Weniger ist mehr! Ich versuche nicht alles mitzuschreiben, was besprochen wird, sondern konzentriere mich auf die Aufgaben die entstehen, und wer diese bis wann lösen soll. Beim notieren von reinen Fakten und Informationen beschränke ich mich auf das Notwendigste.

Vorbereitung: Für die Notizen kann man beliebiges Papier verwenden. Auf einer Seite des Blattes ziehe ich eine vertikale Linie, so dass ein etwa 2 cm breiter abgetrennter Bereich entsteht. Ich will hier eine Lanze für Moleskines brechen: Diese kleinen in Leder gebundenen Notizbüchlein sind ziemlich teuer und sehr edel. Das hat bei mir den positiven Effekt, dass ich automatisch versuche kurze und gute Notizen zu machen, um nicht teure Moleskine-Seiten zu verschwenden.

Wer tut was bis wann! Aus diesen Einträgen sollte meiner Einschätzung nach in den meisten Fällen der Hauptteil der Notizen bestehen.

Nur die wichtigsten Informationen notieren! Wenn man versucht alles gehörte Wissen zu notieren, wird man zwangsläufig fast das gesamte Meeting nur noch am schreiben sein. Ich notiere lieber die Kernpunkte in eigenen Worten, und schreibe dann beim Nacharbeiten die Informationen detailliert nieder; ich weiß ja jetzt von wem das Wissen im Meeting stammte, und kann ggf. später noch mal nachhaken.

Abkürzungen und Symbole nutzen! Niemand wird meine Notizen lesen außer mir, also kann ich hemmungslos abkürzen und Symbole verwenden, die ich mit mir selbst verabredet habe. Denn je weniger ich schreibe, umso schneller kann ich wieder aufmerksam am Meeting teilnehmen. Und hier kommt auch die abgetrennte Seitenspalte ins Spiel: Neben Einträgen wird hier symbolisch vermerkt, wer z.B. die Aufgabe hat, wie wichtig etwas ist, ob diese Zeile nur Infos enthält die keiner weiterer Aktionen bedarf, und so weiter. Auch Aufgaben die mir selbst entstehen markiere ich hier.

Skizzen sagen mehr als tausend Worte! Auch wenn meine leicht geizige Seele aufschreit das teure Papier meines Moleskines mit Bildchen zu belasten, so können sie doch oft mehr Information fassen als der beschreibende Text der auf die entsprechende Menge Papier passt.

Zügig Nacharbeiten! Am besten am selben Tag, spätestens ein zwei Tage später. Komme ich noch länger nicht zum Nacharbeiten, steigt die Gefahr, dass ich mich trotz meiner Notizen an wichtige Details des Meetings nicht mehr erinnern kann. Denn die Notizen bilden nur eine künstliche Verlängerung meines Erinnerungsvermögens. Nacharbeiten heißt dabei, dass ich die notierten Aufgaben in das eigene System zur Aufgabenverfolgung zu übertrage (bei mir ein an GTD angelehntes System), und zwar so, dass ich auch noch Tage später verstehe was ich da geschrieben habe. Notierte Informationen trage ich in entsprechende Dokumentationen ein, damit sie nicht verloren gehen.

Zum Schluss will ich noch eine grobe Überschlagsrechnung anbringen, um zu belegen warum effektive Notizen so wichtig sind: Bei zwei Meetings am Tag, 200 Arbeitstagen im Jahr und 30 Arbeitsjahren, kann man mit 12.000 Meetings während des eigenen Arbeitslebens rechnen… da lohnt es doch, sich ein paar Gedanken über die Effektivität seiner Notizen zu Machen!